nieuws
Geldig vergaderen tijdens een lockdown
Zo moet de algemene vergadering van een vzw de jaarrekening van het afgelopen boekjaar goedkeuren binnen 6 maanden na afsluiting ervan. In de meeste gevallen dus voor 30 juni. De statuten van je organisatie kunnen deze termijn verkorten (kijk dit dus zeker na!). Ook bepaalde vennootschappen moeten hun jaarrekening binnen deze termijn neerleggen.
Normaal komen de leden van de algemene vergadering fysiek samen om de jaarrekening, opgesteld door de bestuurders, te controleren en goed te keuren. Na goedkeuring wordt dit jaarverslag binnen de 30 dagen neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank of bij de Nationale Bank van België.
Door de coronacrisis is het voor veel organisaties onmogelijk om een fysieke algemene vergadering te organiseren. Want de overheid verbiedt samenscholingen.
Wetsvoorstel
Minister van Justitie, Koen Geens, heeft het initiatief genomen om via een volmachtbesluit toe te laten dat rechtspersonen (vzw’s, vennootschappen of stichtingen) tijdens de coronacrisis anders mogen vergaderen. Het voorstel ziet er zo uit:
- Ofwel mag de algemene vergadering met 10 weken worden uitgesteld na de uiterste datum van indiening volgens de wet of de statuten. De leden moeten dan correct worden geïnformeerd over een uitstel. Je statuten voorzien bijvoorbeeld de verplichting om de jaarrekening goed te keuren binnen het eerste kwartaal: je zou een bijkomende termijn krijgen van maximaal 10 weken na het eerste kwartaal om de jaarrekening neer te leggen.
- Ofwel kan er schriftelijk of op afstand gestemd worden over punten waarover de algemene vergadering moet beslissen. Enkel op voorwaarde dat het stemrecht uitgeoefend kan worden en de leden vragen kunnen stellen. Je kan dus op een alternatieve manier vergaderen via online-kanalen zoals Skype, Zoom.us, Jitsi, Slack, Google Hangouts. Je moet er voor zorgen dat mensen vragen kunnen stellen en hun stemrecht kunnen uitoefenen.
- Ook bestuurders zullen op afstand mogen vergaderen, zelfs als de statuten dit niet voorzien.
De beslissing van de Minister zal binnenkort in het Belgisch Staatsblad worden gepubliceerd. Dit besluit zou terugwerkende kracht hebben tot 1 maart 2020 zodat vergaderingen (op afstand of schriftelijk) die vanaf die datum werden gehouden, geldig zijn.
Bron : Cultuurloket
